Como enviar email recorrente de solicitação de documentos aos clientes?

No Confi, o envio de e-mails é atrelado a conclusão de uma tarefa. Então, para que você possa enviar essas mensagens, será necessário criar uma tarefa.

Lembre-se de que o envio só é realizado ao cliente se a tarefa tiver um documento de saída! 

Este tutorial é dividido em três partes:

1. Cadastro do tipo de documento;
2. Cadastro do tipo de tarefa;
3. Configuração do template de e-mails.

1. Cadastro do Tipo de Documento:

Como precisamos do documento apenas para garantir que a mensagem seja enviada, iremos criar um tipo de documento genérico e único por cliente (que só precisar ser anexado uma única vez e depois será mantido para as competências seguintes). Para realizar o cadastro acesse menu lateral Cadastros > Tipos de Documentos > Novo e preencha o formulário de cadastro com os seguintes dados:

2. Cadastro do Tipo de Tarefa:

Agora iremos cadastrar um tipo de tarefa para enviar o email. Isso pode ser útil para solicitar documentos que os clientes precisam enviar para a contabilidade, por exemplo. Para criar o tipo de tarefa, acesse Menu lateral Cadastros > Tipos de Tarefas > Novo e preencha o formulário de cadastro de acordo com a necessidade da sua contabilidade. No exemplo, utilizaremos o envio para todos os clientes cadastrados.

Para isso, usaremos:

Lógica de geração -> Recorrente com periodicidade mensal (pois enviaremos a mesma mensagem todos os meses);

Lógica de seleção -> Todos os clientes (lembrando que é possível utilizar por parâmetros ou por seleção de clientes específicos);

No segundo bloco da tarefa:

Obs: Insira um departamento que esteja no cadastro dos clientes que quer que a mensagem seja enviada. Nesse caso, a tarefa será gerada para todos os clientes com departamento "Pessoal" no cadastro.

No último bloco do cadastro do Tipo de Tarefa, devemos selecionar o tipo de documento que criamos e selecionar os vencimentos (de acordo com a necessidade da sua contabilidade):

Estamos com quase tudo pronto! Finalmente vamos configurar a mensagem que queremos enviar: 

3. Configuração do Template de E-mail:

Ainda no cadastro do tipo de tarefa, iremos configurar o template de e-mail. Nele será possível inserir a mensagem que quer enviar para os clientes em questão. Por exemplo:

Com isso, a tarefa será gerada:

Para concluir e enviar a mensagem, você precisará anexar um documento em branco no ícone de clipe (para que o Confi faça o envio). Lembrando que a necessidade de anexar algo só se dará nessa primeira vez, depois não haverá mais necessidade, uma vez que na criação do tipo de documento colocamos como "único por cliente". Depois é só marcar as caixas de seleção e concluir. 

Obs: Como essa é uma tarefa que agrupa os clientes, é necessário marcar todos os clientes na caixa de seleção dentro da tarefa para poder concluir a mesma o que irá disparar o envio de emails em lote.