Agendamento de Documentos de Saída

O agendamento automático permite que o sistema envie documentos aos clientes de forma programada, evitando sobrecarga nos servidores de e-mail e garantindo a organização das entregas. 

    1. Acessando a Configuração

1. No menu lateral esquerdo, clique em Comunicação.

2. Selecione a opção Agendamentos.

3. No painel central, clique no botão amarelo: AGENDAR ENVIO DE DOCUMENTOS DE SAÍDA.
   
   

      2. Criando uma Nova Regra

1. Clique no botão [+] Nova regra.

2. Defina o Escopo:

   • Tipos de Tarefa: Escolha se a regra vale para todas as tarefas ou tipos específicos (ex: Folha de Pagamento).

   • Clientes: Selecione se a regra se aplica a toda a carteira ou a clientes específicos.
     
     

3. Configure o Prazo e Horário:

   • Dias úteis antes do vencimento: Informe quantos dias antes da "Data Limite" o envio deve ser processado.

   • Hora do dia para iniciar: Digite o horário desejado (ex: 14:00:00).

4. Nota importante: Por segurança, o sistema distribui os envios em um intervalo de até 3 horas após o horário inicial definido para evitar que seu e-mail seja marcado como SPAM.

3. Conclusão da Tarefa e Gatilho de Envio
Para que o agendamento funcione, o fluxo operacional deve seguir estas etapas:

1. Conclusão Normal: A tarefa (ex: Folha de Pagamento) deve ser concluída normalmente pelo executor no sistema.
   
   
   

2. Indicativo de Agendamento: Assim que a tarefa é concluída, se ela se enquadrar em uma regra ativa, aparecerão os ícones de envelope e/ou WhatsApp (conforme imagem imagem), indicando que o documento já está na fila para envio automático.
   
   
   
   

4. Monitoramento na Fila de Envios

Você pode conferir o status e a previsão exata de cada documento agendado:

1. Clique no botão Fila de Envios localizado no topo superior direito da tela.

2. Na janela Gerenciar fila de envios, você verá:

   • O Canal (E-mail ou WhatsApp).

   • O Status (Agendado).

   • A Previsão de Envio (Data e hora exata em que o sistema disparará o documento).
     
     
     

Dicas de Boas Práticas

• Distribua os horários: Não agende todos os clientes para o mesmo minuto. Use horários diferentes para diferentes departamentos.

• Início do dia: Dê preferência para iniciar os envios no começo do dia, garantindo que o intervalo de 3 horas de distribuição ocorra dentro do horário comercial.